Politique de confidentialité

Auteur : DPO Consulting
Propriétaire et éditeur du site : IRTS Hauts-de-France
Date de mise à jour : 07/05/2020
Référence : V.1.0

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD ») et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite « Loi informatique et libertés ») les données à caractère personnel doivent faire l’objet d’un traitement licite, loyal et transparent.

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous fournir une information simple, claire et complète sur la façon dont nous traitons et utilisons les informations personnelles que vous nous transmettez et qui permettent de vous identifier.

Cette Politique couvre les différentes opérations de traitement réalisées par IRTS Hauts-de-France dans le cadre de :

  • votre navigation sur le site Internet https://irtshdf.fr/
  • vos demandes de contact et d’informations
  • l’envoi de lettres d’information relatives à nos formations ou aux évènements que nous organisons
  • la gestion de votre dossier de candidature à une offre d’emploi
  • la gestion de votre dossier de candidature ou d’inscription aux formations que nous proposons
  • l’envoi des invitations aux remises de diplômes et autres évènements organisés par l’IRTS
  • la création de votre espace numérique
  • la création de votre compte « espace santé / social »
  • la fourniture de nos services

1. Définitions

Tous les termes relatifs à la protection des données à caractère personnel utilisés dans la présente politique et identifiés par des majuscules, employés au singulier ou au pluriel, doivent être interprétés conformément au Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD »).

Nous utilisons, plus particulièrement, les termes suivants dans la présente politique de confidentialité :

Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »). Les Données à caractère personnel traitées par IRTS Hauts de France sont visées à l’article 6 de la présente politique.

Personne concernée : toute personne physique identifiée ou identifiable, dont les Données à caractère personnel sont traitées par le Responsable du traitement. Par exemple, dans le cadre de votre navigation sur notre site Internet ou de l’accès à nos services, vous êtes une Personne concernée.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. Les finalités de traitements mis en œuvre par IRTS Hauts de France sont identifiées à l’article 5 de la présente politique.

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement. Par exemple, dans le cadre de votre navigation sur notre site Internet ou de l’accès à nos services, vos données sont traitées par IRTS Hauts de France en qualité de Responsable de traitement.

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel de notre part, qu’il s’agisse ou non d’un tiers à IRTS Hauts de France.

2. Responsable de traitement

Le Responsable de traitement de vos Données à caractère personnel est l’Institut Régional du Travail Social (IRTS) Hauts-de-France dont le siège social est situé à : Parc Eurasanté Est, 351 rue Ambroise Paré BP 71 59373 Loos Cedex.

3. Collecte de vos données à caractère personnel

Dans le cadre de votre navigation sur le site Internet et de l’accès à nos services, IRTS Hauts-de-France est susceptible de collecter les informations suivantes :

 

  • Lorsque vous prenez contact avec nous par téléphone, par courrier postal ou électronique, ou par l’intermédiaire d’un formulaire de contact : nous collectons l’ensemble des Données à caractère personnel que vous nous transmettez, telles que notamment vos nom, prénom, adresse postale ou électronique, numéro de téléphone etc. ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de votre demande de contact et le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec IRTS Hauts de France.
  • Lorsque vous souscrivez à nos services : nous collectons l’ensemble des Données à caractère personnel nécessaires à la création et la gestion de votre compte dans le cadre de l’exécution de la Convention de formation souscrite avec nous lors de l’inscription à l’une de nos formations. Les données collectées sont : nom, prénom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, etc.
  • Lorsque vous déposez une candidature spontanée ou en réponse à une offre d’emploi : nous collectons, vos nom, prénom, coordonnées, ainsi que l’ensemble des Données à caractère personnel que vous nous transmettez par adresse mail à des fins de recrutement (curriculum vitae, niveau d’études, compétences, langues parlées, loisirs, etc.)
  • Lors de votre navigation sur le site Internet : nous sommes susceptibles de collecter des données telles que les types de navigateurs utilisés et leur version, le système d’exploitation utilisé par le système accédant à notre site Internet, le site Internet depuis lequel un système accède à notre site Internet, les pages de notre site Internet auxquelles il est accédé par l’intermédiaire d’un système qui se connecte à notre site, la date et l’heure de l’accès à notre site Internet, une adresse de protocole Internet (adresse IP), le fournisseur de services Internet du système qui se connecte à notre site, ainsi que d’autres données et informations similaires servant à la prévention des risques en cas d’attaques de nos systèmes informatiques.
  • La création de votre espace numérique « Espace santé / social » nécessite l’utilisation de vos données personnelles et plus particulièrement de vos données d’identification telle que votre nom, votre prénom, votre adresse postale, votre adresse professionnelle, votre adresse mail ou encore votre numéro de téléphone.
  • L’organisation des évènements organisés par l’IRTS tels que les remises de diplômes par exemple : nous collectons l’ensemble des données permettant votre inscription et celle de vos accompagnateurs. Les données collectées sont : nom, prénom, adresse email, préférences alimentaires.

L’IRTS Hauts-de-France veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.

Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de collecte, ces informations sont signalées par un astérisque). A défaut de nous les communiquer, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés.

4. Finalités et base légale du traitement de vos données

Nous sommes amenés à traiter les données personnelles dans le cadre des services proposés par l’IRTS Hauts-de-France pour répondre aux finalités listées ci-dessous.

 

  • La création et la gestion de votre compte ENFIS, ainsi que la fourniture de nos services dans le cadre de votre inscription à l’une de nos formations. La base légale du Traitement est l’exécution de la Convention de formation souscrite avec l’IRTS Hauts-de-France.
  • La gestion des réclamations et demandes d’informations auprès de nos services par le biais de notre page de contact. La base légale du Traitement est soit l’exécution de la Convention de formation lorsque vous avez souscrit à une ou plusieurs de nos formations, soit notre intérêt légitime à vous répondre et communiquer avec vous.
  • La réalisation d’opérations relatives à l’envoi de notre newsletter, la base légale du Traitement est votre consentement. Vous pouvez, dans tous les cas, vous opposer à recevoir la Newsletter de notre part.
  • Le respect de nos obligations légales, telles que la mise en place de certificat qualité dans le cadre des « enquêtes insertion ». Celles-ci sont effectuées à partir de données rendues anonymes nous permettant d’améliorer la connaissance de nos activités et de nos adhérents.
  • L’amélioration de notre site Internet et l’adaptation de son contenu pour répondre aux besoins des utilisateurs, avec votre consentement.

5. Durées de conservation des données à caractère personnel

L’IRTS Hauts-de-France conserve vos Données à caractère personnel pour le temps nécessaire à accomplir les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Elles seront par ailleurs conservées aux fins de répondre à une obligation légale de conservation ou si elles présentent un intérêt administratif pour une durée déterminée en fonction de cet intérêt.

A titre d’exemple, les durées de conservation suivantes sont appliquées par l’IRTS Hauts-de-France :

 

  • Lorsque vous avez consenti à recevoir notre newsletter par e-mail, nous conservons vos Données à caractère personnel jusqu’à ce que vous vous opposiez à en recevoir via le lien de désabonnement ou sur demande expresse ; en tout état de cause, vos données seront supprimées 3 ans après le dernier contact émanant de votre part.
  • Lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact, par courrier postal, e-mail ou téléphone, nous conservons vos Données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire au traitement de votre demande.
  • Lorsque vous souscrivez à nos services, vos Données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de la Convention de formation conclue avec l’IRTS Hauts-de-France puis, à sa résiliation, pendant une durée égale à la prescription applicable et ce aux fins de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux.
  • A la création de votre compte ENFIS lors de votre inscription, vos Données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée d’utilisation de votre compte. Vous pouvez à tout moment demander la suppression de votre compte personnel.
  • Lorsque vous soumettez votre candidature à une offre d’emploi chez l’IRTS Hauts-de-France, vos Données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée nécessaire à l’étude de votre dossier. En cas de rejet de votre candidature, vos données sont supprimées à l’issue d’une période de deux ans après la décision de refus, sauf opposition de votre part. En cas de recrutement, vos Données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée d’exécution de votre contrat de travail.

6. Destinataires des données

Vos Données à caractère personnel sont destinées uniquement à l’IRTS Hauts-de-France et ne sont accessibles que par nos collaborateurs habilités à les gérer, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives.

Par exception, vos Données à caractère personnel peuvent être communiquées à des tiers à l’IRTS Hauts-de-France lorsque nous faisons appel à des prestataires de services techniques qui agissent en notre nom et selon nos instructions (sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs, etc.).

Ces prestataires ne sont autorisés à traiter vos Données à caractère personnel que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales.

En aucun cas vos Données à caractère personnel ne sont communiquées à des partenaires commerciaux de l’IRTS Hauts-de-France sans votre consentement.

L’IRTS Hauts-de-France pourra également être amenée à communiquer à des tiers vos Données à caractère personnel lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.

7. Transfert international de données

Dans le cadre de convention de formation conclues par l’IRTS Hauts-de-France ou bien dans le cadre de formations dispensées à l’étranger (stages, cursus ERASMUS, etc.), les destinataires des Données à caractère personnel peuvent se situer à l’étranger, y compris en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE) dans des pays où la législation en matière de protection des données personnelles diffère de celle applicable au sein de l’EEE.

Tout transfert de données en dehors de l’EEE est effectué moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles, en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

8. Mesures de sécurité

L’IRTS Hauts-de-France s’engage à protéger vos Données Personnelles contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée. Pour cela, l’IRTS Hauts-de-France met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données à caractère personnel par les collaborateurs de l’IRTS Hauts-de-France, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, la réalisation d’études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers des pratiques et procédures sur les systèmes d’information de l’IRTS Hauts-de-France, des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

9. Gestion des cookies

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers textes déposés sur vos ordinateurs ou mobiles. Ils sont différenciables par leurs identifiants uniques, associés à vos ordinateurs ou téléphones. Ces derniers vous permettent d’optimiser votre expérience utilisateur sur vos sites favoris, puisqu’ils se souviennent de vos actions et préférences. Ainsi, vous n’avez pas besoin de renseigner vos préférences de navigation à chaque utilisation, telles que la localisation, la police ou encore la langue.

Ces “cookies” sont stockées en mémoire vive dans votre ordinateur. Ils ne nous permettent pas de vous identifier ; en revanche, ils enregistrent des informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur le Site (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures.

Les données recueillies grâce aux ” cookies ” ont pour objectif de vous identifier lorsque vous souhaitez vous connecter à votre espace personnel et de mémoriser votre connexion au Site.

Comment les utilisons-nous et à quoi nous servent-ils ? Voici un tableau récapitulatif des différents types de cookies que nous sommes en mesure d’utiliser pour le site https://irtshdf.fr/.

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de “cookies” sur votre ordinateur en configurant votre navigateur de la manière suivante :

– Sous Internet Explorer (Microsoft) : onglet « outils », « options internet », cliquez sur « confidentialité ». Puis dans l’onglet « Paramètres de confidentialités avancés », cliquez sur « Ignorer la gestion automatique des cookies » et choisir « refuser à toutes sortes de cookies » (internes et tierce partie). Validez sur « OK ».

– Sous Firefox : onglet « outils » puis « options ». Dans l’onglet « vie privée », cochez « indiquer aux sites
Web de ne pas me pister ». Validez sur OK.

– Sous Chrome, cliquez dans « Paramètres » puis « Afficher les Paramètres avancés ». Dans la partie «
Confidentialité », cliquez sur « Paramètres de contenu » et définir le choix dans la partie Cookies.
Si vous utilisez des versions de navigateurs autres que celles mentionnées : merci de vous référer aux
fichiers d’aide ou au manuel d’utilisation.

10. Droits des personnes concernées

Conformément aux lois et réglementation relatives à la protection des données personnelles en vigueur, vous disposez d’un droit :

D’ACCÈS : c’est-à-dire le droit d’obtenir de l’IRTS Hauts-de-France la confirmation que des Données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et d’obtenir une copie de ces données.

DE RECTIFICATION : c’est-à-dire le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.

À L’EFFACEMENT (DROIT À L’OUBLI) : c’est-à-dire le droit d’obtenir de l’IRTS Hauts-de-France l’effacement, dans les meilleurs délais, de Données à caractère personnel vous concernant lorsque l’un des motifs visés à l’article 17 du RGPD s’applique.

À LA LIMITATION DU TRAITEMENT : c’est-à-dire le droit d’obtenir de l’IRTS Hauts-de-France qu’elle ne traite plus vos Données à caractère personnel pendant une durée déterminée suivant le motif invoqué pour la limitation tel que visé à l’article 18 du RGPD.

À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES : c’est-à-dire le droit de recevoir les Données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à l’IRTS Hauts-de-France, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine ainsi que du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

D’OPPOSITION : c’est-à-dire le droit de demander à ce que l’IRTS Hauts-de-France ne traite plus vos Données à caractère personnel pour un motif tenant à votre situation particulière, ou sans motif en cas de d’envoi de lettres d’information.

DE NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE : c’est-à-dire le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

DE RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT : c’est-à-dire le droit de retirer votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel par l’IRTS Hauts-de-France, à tout moment.

Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos Données à caractère personnel par IRTS Hauts de France en vous adressant à :

  • Par mail à l’adresse suivante : dpo@irtshdf.fr
  • Par courrier à l’adresse suivante : Parc Eurasanté Est, 351 rue Ambroise Paré BP 71 59373 Loos Cedex

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra le cas échéant être demandé.

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont IRTS Hauts de France collecte et traite vos données.

11. Mise à jour de la politique

La présente politique pourra évoluer périodiquement. Nous vous informerons des mises à jour substantielles, mais vous invitons également à la consulter régulièrement.

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